Branche: Hotellerie und Gastgewerbe

KI für Hotels.
Schnelle Antworten für Gäste.

Rezeption, Reservierung und Bankettabteilung beantworten jeden Tag Anfragen, die sich ähneln. Wir bauen Assistenten, die vorbereiten, damit Ihr Team mehr Zeit für Gäste hat.

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Ausgangslage

KI im Bereich Hotellerie und Gastgewerbe: wo es heute hakt

Eine Tagungsanfrage mit Zimmerkontingent, Raumbedarf und Verpflegung erfordert oft eine Stunde Arbeit, bis das Angebot steht. Gäste schreiben auf Englisch, Niederländisch oder Italienisch und erwarten eine schnelle Antwort. Bewertungen auf Portalen wollen gelesen und beantwortet werden. Gleichzeitig ist Personal knapp.

Wir bauen KI-Funktionen, die Anfragen lesen, Angebote vorbereiten und Antworten in der Sprache des Gastes entwerfen. Daten zu Verfügbarkeit und Raten kommen über die vorhandene Schnittstelle bzw. den Export aus Ihrem PMS. Was an den Gast geht, gibt Ihr Team frei.

Typische Herausforderungen

Gruppen- und Tagungsanfragen kommen unstrukturiert per Mail und brauchen viel Zeit bis zum Angebot.
Gäste schreiben in vielen Sprachen, das Team spricht nicht alle.
Bewertungen auf mehreren Portalen werden unregelmäßig gelesen und beantwortet.
Neue und saisonale Mitarbeitende kennen die Abläufe des Hauses noch nicht.

Anwendungsfälle

4 konkrete Use Cases für Hotellerie und Gastgewerbe

Jeder Fall mit Ausgangslage, Lösung, typischem Nutzen, Datenschutz und einem sinnvollen ersten Schritt.

Use Case 01

Gruppen- und Tagungsanfragen in Angebote verwandeln

Ausgangslage: Anfragen für Tagungen, Hochzeiten oder Reisegruppen kommen als Mail mit vielen Einzelheiten: Zeitraum, Teilnehmerzahl, Räume, Technik, Verpflegung. Die Bankett- oder Gruppenabteilung trägt alles zusammen, prüft die Verfügbarkeit und schreibt das Angebot. Wer zuerst antwortet, hat oft den Zuschlag.
Lösung: Ein Assistent liest die Anfrage und erfasst alle Eckdaten in einer strukturierten Maske. Er prüft über die vorhandene Schnittstelle zum PMS oder Bankettsystem die Verfügbarkeit von Zimmern und Räumen und erstellt einen Angebotsentwurf nach Ihren Paketen und Preisregeln. Ihr Team prüft, passt an und versendet.
Typischer Nutzen: Richtwert: 30–50 % weniger Zeit bis zum ersten Angebot, abhängig davon, wie standardisiert Ihre Tagungspakete sind. Belastbar wird die Zahl erst im Pilot.
Datenschutz: Anfragen enthalten Kontaktdaten der Veranstalter, bei Gruppenlisten auch Namen von Gästen. Wir verarbeiten nur, was für das Angebot nötig ist, mit AVV und Betrieb in der EU. Preise und Konditionen legt weiterhin Ihr Team fest.
Einstieg: Ein Pilot mit dem Tagungspostfach und Ihren zwei oder drei häufigsten Paketen. Im kostenlosen KI-Potenzial-Check klären wir die PMS-Anbindung.

Passende Leistung:KI-Agenten & Automatisierung Dokumenten-KI Individualsoftware

Use Case 02

Mehrsprachige Gästekommunikation

Ausgangslage: Gäste fragen vor der Anreise nach Parkplätzen, Haustieren, Late Check-out oder Allergien, in ihrer eigenen Sprache. Die Rezeption beantwortet das zwischen Check-ins, oft mit Übersetzungstools und Standardtexten. Antworten dauern, und Feinheiten gehen verloren.
Lösung: Ein Assistent versteht die Anfrage in der Sprache des Gastes, sucht die Antwort in Ihren Hausinformationen und entwirft eine Antwort in derselben Sprache. Reservierungsbezogene Fragen beantwortet er mit Daten aus dem PMS. Standardantworten können nach einer Testphase automatisch gehen, alles andere gibt Ihr Team frei.
Typischer Nutzen: Gäste bekommen schneller eine Antwort in ihrer Sprache, und die Rezeption hat mehr Zeit für Gäste vor Ort.
Datenschutz: Antwortet die KI direkt, muss sie nach Art. 50 EU AI Act als KI erkennbar sein. Angaben zu Allergien oder Barrierefreiheit können Gesundheitsdaten sein, diese leiten wir an Mitarbeitende weiter statt sie automatisch zu verarbeiten. Betrieb in der EU, Löschung nach Abreise gemäß Ihrem Löschkonzept.
Einstieg: Beginnen Sie mit Antwortentwürfen für die zehn häufigsten Fragen vor der Anreise, in Deutsch und Englisch.

Passende Leistung:RAG-Wissensassistent KI-Agenten & Automatisierung

Use Case 03

Bewertungen auswerten und Antworten entwerfen

Ausgangslage: Bewertungen auf Buchungsportalen und Suchmaschinen sind für die Buchungsentscheidung wichtig. Viele Häuser beantworten sie unregelmäßig, und wiederkehrende Kritik geht in der Menge unter. Ob das Frühstück oder die Lautstärke ein Dauerthema ist, sieht man nicht auf einen Blick.
Lösung: Die Software sammelt Bewertungen über die verfügbaren Schnittstellen bzw. Exporte der Portale, ordnet sie Themen wie Zimmer, Service, Frühstück oder Lage zu und zeigt Trends über die Zeit. Für jede Bewertung entsteht ein Antwortentwurf in Ihrem Ton und in der Sprache des Gastes. Die Antwort veröffentlicht ein Mitarbeiter.
Typischer Nutzen: Sie sehen, welche Themen Gäste wiederholt ansprechen, und können gezielt reagieren. Antworten erscheinen regelmäßiger und einheitlicher.
Datenschutz: Bewertungen sind öffentlich, enthalten aber Namen und gelegentlich Hinweise auf Personal. Wir werten Nennungen einzelner Mitarbeitender nicht personenbezogen aus. Die Verarbeitung erfolgt in der EU.
Einstieg: Ein Pilot mit den Bewertungen eines Hauses aus den letzten zwölf Monaten zeigt, welche Themen dominieren.

Passende Leistung:KI-Entwicklung KI-Modelle anpassen

Use Case 04

SOP- und Wissensassistent für das Personal

Ausgangslage: Wie läuft der Nachtabschluss? Was tun bei einer Überbuchung? Welche Allergene stecken im Tagesgericht? Standardabläufe stehen in Ordnern oder im Kopf erfahrener Kollegen. Saisonkräfte und neue Mitarbeitende fragen ständig nach.
Lösung: Ein Wissensassistent beantwortet Fragen des Personals aus Ihren SOPs, Checklisten und Hausinformationen, auf Wunsch in mehreren Sprachen. Jede Antwort nennt die Quelle. Er läuft im Browser oder auf dem Smartphone, ohne zusätzliche Geräte.
Typischer Nutzen: Neue Mitarbeitende arbeiten schneller selbstständig, und erfahrene Kollegen werden seltener unterbrochen. Lücken in den SOPs werden sichtbar.
Datenschutz: SOPs enthalten in der Regel keine Gästedaten. Fragen der Mitarbeitenden werten wir nur anonymisiert aus, damit keine Leistungskontrolle entsteht. Betrieb in der EU.
Einstieg: Beginnen Sie mit den SOPs eines Bereichs, etwa Rezeption, und einer Gruppe neuer Mitarbeitender.

Passende Leistung:RAG-Wissensassistent Websites & Web-Apps

Hinweis: Angaben zum Nutzen sind Richtwerte aus der Art der Aufgabe, keine Zusage und keine Kundenzahlen. Wie viel es in Ihrem Betrieb bringt, hängt von Datenlage, Volumen und Prozess ab und wird im Pilot gemessen.

Leistungen

Womit wir das für Hotellerie und Gastgewerbe umsetzen

Häufige Fragen

Fragen zu KI im Bereich Hotellerie und Gastgewerbe

Kann ein KI-Chatbot Hotelgäste beantworten?

Ja, für Standardfragen wie Anreise, Parken oder Frühstückszeiten funktioniert das gut. Der Chatbot muss nach Art. 50 EU AI Act als KI erkennbar sein. Sonderwünsche, Beschwerden und alles mit Gesundheitsbezug leiten wir an Ihr Team weiter.

Funktioniert KI mit unserem Hotel-PMS?

Wenn Ihr PMS eine Schnittstelle bietet, binden wir darüber an. Viele aktuelle Systeme haben eine API. Ob Lese- oder auch Schreibzugriff möglich ist, klären wir vor Projektstart.

Sollte man Hotelbewertungen mit KI beantworten?

Als Entwurf ja, ungeprüft eher nicht. Gäste merken, wenn Antworten austauschbar klingen. Wir erstellen Entwürfe in Ihrem Ton, die ein Mitarbeiter anpasst und veröffentlicht.

Ist KI auch für kleinere Hotels sinnvoll?

Das hängt vom Volumen ab. Bei wenigen Anfragen pro Woche lohnt sich ein eigenes System selten. Im kostenlosen KI-Potenzial-Check sagen wir Ihnen ehrlich, ob es sich bei Ihnen rechnet.

Was kostet ein KI-Assistent für Hotels?

Das hängt vom Zuschnitt ab, etwa von Zahl der Häuser, Sprachen und Schnittstellen. Einstieg ist der kostenlose KI-Potenzial-Check. Die Umsetzung bieten wir zum Festpreis je Paket an.

Welcher dieser Fälle lohnt sich bei Ihnen? Das klären wir in 45 Minuten.