Branche: Personaldienstleister

KI für Personaldienstleister.
Entlastung ohne Auswahl.

Personaldienstleister haben viel Verwaltungsarbeit rund um Kandidaten und Einsätze. Wir bauen KI, die diese Arbeit erleichtert. Die Auswahl von Menschen überlassen wir dabei bewusst Menschen.

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Ausgangslage

KI im Bereich Personaldienstleister: wo es heute hakt

Stellenanzeigen schreiben, Lebensläufe ins Bewerbermanagement übertragen, Kandidaten auf dem Laufenden halten, Stundenzettel von Kundenbetrieben erfassen: In der Zeitarbeit und Personalvermittlung fällt viel Routine an. Genau hier kann KI entlasten.

Wichtig ist eine klare Grenze. KI-Systeme, die Bewerbungen sichten, filtern oder Bewerber bewerten, gelten nach Anhang III des EU AI Act als Hochrisiko-KI, mit umfangreichen Pflichten. Dazu kommen Art. 22 DSGVO und das Risiko von Benachteiligungen nach dem AGG. Wir bauen deshalb Unterstützungsfunktionen ohne automatisierte Entscheidung. Ranking und Auswahl bleiben bei Ihren Recruitern.

Typische Herausforderungen

Recruiter verbringen viel Zeit mit dem Abtippen von Lebensläufen in das Bewerbermanagement.
Kandidaten springen ab, weil Rückmeldungen zu lange dauern.
Stundenzettel kommen als Foto, Scan oder Papier aus vielen Kundenbetrieben.
Beim Einsatz von KI im Recruiting ist unklar, wo die Grenze zur Hochrisiko-KI liegt.

Anwendungsfälle

4 konkrete Use Cases für Personaldienstleister

Jeder Fall mit Ausgangslage, Lösung, typischem Nutzen, Datenschutz und einem sinnvollen ersten Schritt.

Use Case 01

Stellenanzeigen-Entwürfe

Ausgangslage: Für jeden Kundenauftrag braucht es eine Stellenanzeige, oft in mehreren Varianten für verschiedene Jobbörsen. Die Angaben kommen aus Telefonnotizen und Mails des Kundenbetriebs. Gute Texte zu schreiben, kostet Zeit, die im Tagesgeschäft fehlt.
Lösung: Aus der Auftragsbeschreibung erstellt ein Assistent einen Entwurf der Stellenanzeige nach Ihren Vorgaben zu Aufbau, Tonalität und Pflichtangaben. Er prüft die Formulierung auf Hinweise, die nach dem AGG problematisch sein können, etwa Alters- oder Geschlechtsbezüge. Der Recruiter überarbeitet und veröffentlicht.
Typischer Nutzen: Anzeigen sind schneller online und einheitlicher im Aufbau. Die Prüfung auf diskriminierende Formulierungen ist ein Hinweis, keine Garantie.
Datenschutz: Der Entwurf von Anzeigentexten verarbeitet in der Regel keine Bewerberdaten. Eine gezielte Ausspielung von Anzeigen an bestimmte Personengruppen kann dagegen unter Anhang III EU AI Act fallen, das bauen wir nicht. Kundendaten aus dem Auftrag verarbeiten wir mit AVV in der EU.
Einstieg: Ein Pilot mit einer Berufsgruppe, etwa Lager und Logistik, und Ihren besten bisherigen Anzeigen als Vorlage.

Passende Leistung:KI-Modelle anpassen KI-Entwicklung

Use Case 02

Lebenslauf-Daten in Strukturfelder übernehmen

Ausgangslage: Lebensläufe kommen als PDF, Word-Datei oder Foto, jeder anders aufgebaut. Recruiter übertragen Kontaktdaten, Stationen, Qualifikationen und Führerscheine von Hand ins Bewerbermanagement. Das ist reine Erfassungsarbeit.
Lösung: Die Dokumentenverarbeitung liest den Lebenslauf und füllt die Felder Ihres Bewerbermanagements über die vorhandene Schnittstelle bzw. den Import. Sie bewertet nicht, sortiert nicht und vergibt keine Punkte. Der Recruiter prüft die Felder und entscheidet selbst, wen er anspricht.
Typischer Nutzen: Richtwert: 40–70 % weniger Zeit für die Erfassung je Lebenslauf, abhängig von Format und Qualität der Dokumente. Belastbar wird die Zahl erst im Pilot.
Datenschutz: Ob eine reine Datenübernahme unter Anhang III EU AI Act fällt, prüfen wir vorab. Art. 6 Abs. 3 nennt Ausnahmen für eng begrenzte Verfahrensaufgaben, die Einordnung ist zu dokumentieren. Merkmale wie Foto, Alter oder Herkunft übernehmen wir nur, wenn Sie das ausdrücklich wollen, und das Löschkonzept folgt Ihren Fristen für Bewerberdaten, abgestimmt mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Einstieg: Beginnen Sie mit einem Eingangskanal, etwa dem Bewerbungspostfach einer Niederlassung. Im kostenlosen KI-Potenzial-Check klären wir die Anbindung an Ihr System.

Passende Leistung:Dokumenten-KI Individualsoftware

Use Case 03

Kandidatenkommunikation vorbereiten

Ausgangslage: Kandidaten erwarten schnelle Antworten zu Terminen, Unterlagen und Einsatzbeginn. Recruiter sind im Gespräch oder beim Kunden und schaffen es nicht zeitnah. Gute Kandidaten nehmen in der Zwischenzeit ein anderes Angebot an.
Lösung: Ein Assistent liest eingehende Nachrichten, erkennt das Anliegen und erstellt Antwortentwürfe mit den Daten aus Ihrem System: Terminbestätigung, fehlende Unterlagen, Infos zum Einsatzort. Der Recruiter gibt frei oder passt an. Absagen und Entscheidungen über eine Bewerbung formuliert der Assistent nicht selbstständig.
Typischer Nutzen: Kandidaten erhalten schneller eine Rückmeldung, und Recruiter schreiben weniger Standardnachrichten von Hand.
Datenschutz: Ein Chat, der direkt mit Kandidaten spricht, muss nach Art. 50 EU AI Act als KI erkennbar sein. Wir verarbeiten nur die für die Antwort nötigen Daten, auf Grundlage von Art. 6 DSGVO, mit Betrieb in der EU. Keine Antwort enthält eine Bewertung des Kandidaten.
Einstieg: Ein Pilot mit Antwortentwürfen für zwei oder drei häufige Anliegen, freigegeben durch das Team einer Niederlassung.

Passende Leistung:KI-Agenten & Automatisierung KI-Entwicklung

Use Case 04

Einsatzdokumente und Stundenzettel erfassen

Ausgangslage: Stundenzettel kommen jede Woche aus vielen Kundenbetrieben, als Foto, Scan oder Papier, handschriftlich ausgefüllt und vom Kunden abgezeichnet. Die Lohnabrechnung und die Rechnung an den Kunden hängen davon ab. Fehler beim Abtippen werden teuer.
Lösung: Die Software liest Stundenzettel, erkennt Mitarbeitenden, Einsatz, Datum, Beginn, Ende und Pausen und prüft die Plausibilität gegen den Einsatzplan. Fehlende Unterschriften oder auffällige Stunden werden markiert. Nach Prüfung gehen die Daten über die vorhandene Schnittstelle bzw. den Export in Ihre Zeitarbeitssoftware.
Typischer Nutzen: Richtwert: 30–50 % weniger Zeit für die Erfassung je Stundenzettel, abhängig von Handschrift und Formularvielfalt. Belastbar wird die Zahl erst im Pilot.
Datenschutz: Stundenzettel sind Beschäftigtendaten. Wir verarbeiten sie zweckgebunden für Abrechnung und Nachweis, betreiben die Erkennung in der EU oder on-premise und löschen Bilder nach der Übernahme gemäß Ihren Aufbewahrungsfristen.
Einstieg: Beginnen Sie mit den Stundenzetteln eines großen Kundenbetriebs, idealerweise mit einheitlichem Formular.

Passende Leistung:Dokumenten-KI Individualsoftware

Hinweis: Angaben zum Nutzen sind Richtwerte aus der Art der Aufgabe, keine Zusage und keine Kundenzahlen. Wie viel es in Ihrem Betrieb bringt, hängt von Datenlage, Volumen und Prozess ab und wird im Pilot gemessen.

Leistungen

Womit wir das für Personaldienstleister umsetzen

Häufige Fragen

Fragen zu KI im Bereich Personaldienstleister

Darf KI Bewerbungen vorsortieren?

KI-Systeme, die Bewerbungen sichten, filtern oder Bewerber bewerten, gelten nach Anhang III EU AI Act als Hochrisiko-KI. Dafür gelten umfangreiche Pflichten zu Risikomanagement, Dokumentation und menschlicher Aufsicht. Wir bauen solche Systeme nicht, sondern Unterstützungsfunktionen, bei denen Ranking und Auswahl beim Menschen bleiben.

Was sagt Art. 22 DSGVO zu KI im Recruiting?

Art. 22 DSGVO schützt davor, einer ausschließlich automatisierten Entscheidung mit erheblicher Wirkung unterworfen zu werden. Eine automatische Absage wäre ein solcher Fall. Deshalb trifft in unseren Anwendungen immer ein Mensch die Entscheidung über eine Bewerbung.

Kann KI im Recruiting gegen das AGG verstoßen?

Ja, wenn ein Modell Muster aus früheren Entscheidungen übernimmt und damit bestimmte Gruppen benachteiligt. Das Risiko ist bei bewertenden Systemen am größten. Wir vermeiden Bewertungen und übernehmen sensible Merkmale nur auf ausdrücklichen Wunsch.

Lässt sich KI an unsere Zeitarbeitssoftware anbinden?

In den meisten Fällen über die vorhandene Schnittstelle bzw. den Export. Das klären wir vor Projektstart mit Ihnen und gegebenenfalls mit dem Softwareanbieter. Wo keine Schnittstelle besteht, liefern wir einen strukturierten Import.

Was kostet KI für einen Personaldienstleister?

Das hängt vom Zuschnitt ab, also von Anwendungsfall, Volumen und Anbindung. Der Einstieg ist ein kostenloser KI-Potenzial-Check, in dem wir auch die Einordnung nach AI Act besprechen. Die Umsetzung erfolgt zum Festpreis je Paket.

Welcher dieser Fälle lohnt sich bei Ihnen? Das klären wir in 45 Minuten.