Branche: Steuerberatung und Kanzleien

KI für Steuerkanzleien.
Mit Berufsgeheimnis.

Wir bauen KI-Funktionen für Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzleien, die Routinearbeit vorbereiten und die fachliche Entscheidung beim Berufsträger lassen. Mit einem Betrieb, der zum Berufsgeheimnis passt.

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Ausgangslage

KI im Bereich Steuerberatung und Kanzleien: wo es heute hakt

Kanzleien arbeiten mit vielen Belegen, Fristen und Mandantenanfragen. Fachkräfte sind knapp, und ein großer Teil der Arbeitszeit fließt in Sortieren, Nachfragen und Abgleichen. Genau hier kann KI vorbereiten, ohne die fachliche Verantwortung zu übernehmen.

Für Berufsgeheimnisträger gelten besondere Regeln. Wer Dienstleister einbindet, muss sie nach § 203 StGB und § 62a StBerG bzw. § 43e BRAO sorgfältig auswählen und zur Verschwiegenheit verpflichten. Wir richten Architektur und Verträge danach aus und betreiben Modelle in der EU oder on-premise.

Typische Herausforderungen

Mandanten liefern Belege unvollständig, unsortiert und kurz vor Fristende.
Steuerbescheide müssen innerhalb der Einspruchsfrist mit der Erklärung abgeglichen werden.
Das Mandantenpostfach bindet Fachkräfte mit Fragen, die sich oft wiederholen.
Kanzleiwissen zu Mandanten, Sonderfällen und internen Arbeitsanweisungen ist schwer auffindbar.

Anwendungsfälle

4 konkrete Use Cases für Steuerberatung und Kanzleien

Jeder Fall mit Ausgangslage, Lösung, typischem Nutzen, Datenschutz und einem sinnvollen ersten Schritt.

Use Case 01

Belegvorsortierung

Ausgangslage: Mandanten schicken Belege als Fotos, PDFs und Papierstapel, oft gemischt und ohne Zuordnung. Bevor gebucht werden kann, muss jemand sortieren, Duplikate erkennen und fehlende Belege anfordern.
Lösung: Die Dokumenten-KI erkennt Belegart, Datum, Betrag und Aussteller und schlägt eine Zuordnung vor. Fehlende Unterlagen wie Kontoauszüge eines Monats werden als Liste für die Mandantenanfrage ausgegeben. Die Übergabe an Ihre Kanzleisoftware erfolgt über die vorhandene Schnittstelle bzw. den Export, etwa als DATEV-Export.
Typischer Nutzen: Richtwert: 20–40 % weniger Zeit für Sortieren und Nachfordern je Mandant, abhängig von der Belegqualität. Belastbar wird die Zahl erst im Pilot.
Datenschutz: Belege fallen unter das Berufsgeheimnis. Wir arbeiten mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 62a StBerG, Betrieb in der EU oder on-premise, und ohne Verwendung der Daten zum Training fremder Modelle.
Einstieg: Belege von fünf bis zehn Mandanten mit ähnlicher Struktur als Pilot. Den Rahmen klären wir im kostenlosen KI-Potenzial-Check.

Passende Leistung:Dokumenten-KI LLM on-premise

Use Case 02

Fristen und Bescheidprüfung vorbereiten

Ausgangslage: Steuerbescheide kommen in großer Zahl und müssen mit der eingereichten Erklärung abgeglichen werden. Bei Abweichungen läuft die Einspruchsfrist von einem Monat, und Fristen werden heute oft manuell eingetragen.
Lösung: Die KI liest den Bescheid aus, gleicht die wesentlichen Werte mit der Erklärung ab und markiert Abweichungen mit Fundstelle. Sie schlägt die Frist zur Übernahme in den Fristenkalender vor. Ob ein Einspruch sinnvoll ist, entscheidet der Berufsträger.
Typischer Nutzen: Abweichungen werden schneller sichtbar, und die Fachkraft beginnt die Prüfung mit einer vorbereiteten Gegenüberstellung statt mit dem leeren Blatt.
Datenschutz: Die Fristenkontrolle bleibt in Ihrer Verantwortung, die KI liefert nur Vorschläge. Bescheide werden in der EU oder on-premise verarbeitet und nach Abschluss gemäß Ihrem Löschkonzept entfernt.
Einstieg: Eine Bescheidart, zum Beispiel Einkommensteuerbescheide, für einen Teil der Mandanten als Pilot.

Passende Leistung:Dokumenten-KI KI-Agenten & Automatisierung

Use Case 03

Mandantenkommunikation entlasten

Ausgangslage: Das Kanzleipostfach füllt sich mit Fragen zu Unterlagen, Fristen und Abläufen. Viele davon wiederholen sich, binden aber trotzdem Fachkräfte.
Lösung: Ein Assistent ordnet eingehende Mails dem Mandanten zu, erkennt das Anliegen und entwirft eine Antwort auf Basis Ihrer Arbeitsanweisungen und Standardtexte. Die zuständige Person prüft und sendet. Fachliche Beratung schreibt die KI nicht, sie bereitet nur vor.
Typischer Nutzen: Routinefragen lassen sich schneller beantworten, und fachliche Anfragen landen gezielter bei der zuständigen Person.
Datenschutz: Mandantenmails sind vom Berufsgeheimnis erfasst. Wir maskieren Namen und Steuernummern vor dem Modellzugriff, wo das möglich ist, und betreiben das Modell bevorzugt on-premise mit einem Open-Source-Modell.
Einstieg: Ein Sammelpostfach mit Antwortentwürfen, die vollständig manuell freigegeben werden.

Passende Leistung:KI-Agenten & Automatisierung LLM on-premise

Use Case 04

Interne Wissenssuche

Ausgangslage: Arbeitsanweisungen, Musterschreiben, Vermerke zu Sonderfällen und Fortbildungsunterlagen liegen verstreut. Neue Mitarbeitende fragen erfahrene Kolleginnen, statt selbst zu finden.
Lösung: Wir bauen einen Wissensassistenten über Ihre internen Dokumente. Er beantwortet Fragen mit Verweis auf die Quelle und berücksichtigt Zugriffsrechte, sodass Mandantenakten nur sieht, wer sie sehen darf. Die Fachentscheidung bleibt beim Berufsträger.
Typischer Nutzen: Weniger Unterbrechungen für erfahrene Fachkräfte und eine schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeitender.
Datenschutz: Das Rechtekonzept übernimmt Ihre bestehenden Zugriffsregeln. Betrieb on-premise oder in der EU, abgestimmt mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Einstieg: Interne Arbeitsanweisungen und Musterschreiben ohne Mandantenbezug als erster Schritt.

Passende Leistung:RAG-Wissensassistent LLM on-premise

Hinweis: Angaben zum Nutzen sind Richtwerte aus der Art der Aufgabe, keine Zusage und keine Kundenzahlen. Wie viel es in Ihrem Betrieb bringt, hängt von Datenlage, Volumen und Prozess ab und wird im Pilot gemessen.

Leistungen

Womit wir das für Steuerberatung und Kanzleien umsetzen

Häufige Fragen

Fragen zu KI im Bereich Steuerberatung und Kanzleien

Dürfen Steuerberater KI nutzen?

Ja, aber mit Sorgfalt bei der Auswahl des Dienstleisters. § 62a StBerG und § 203 StGB verlangen unter anderem eine Verschwiegenheitsverpflichtung und eine Begrenzung auf das Erforderliche. Wir richten Verträge und Betrieb danach aus, eine rechtliche Prüfung im Einzelfall ersetzt das nicht.

Wo werden Mandantendaten bei KI-Lösungen verarbeitet?

Bei uns in der EU oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur mit einem Open-Source-Modell. Die Daten werden nicht zum Training fremder Modelle verwendet. Welche Variante passt, stimmen wir mit Ihnen und Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.

Funktioniert KI mit DATEV?

Wir binden uns über die vorhandene Schnittstelle bzw. den Export an, etwa über Exportformate oder freigegebene Schnittstellen. Was im Einzelfall möglich ist, hängt von Ihrer Lizenz und Einrichtung ab. Das prüfen wir vor Projektstart.

Ersetzt KI die Bescheidprüfung?

Nein. Die KI bereitet eine Gegenüberstellung vor und markiert Abweichungen. Ob ein Einspruch eingelegt wird, entscheidet weiterhin der Berufsträger.

Was kostet KI für eine Steuerkanzlei?

Das hängt vom Anwendungsfall und vom Betriebsmodell ab, on-premise ist anders zu kalkulieren als EU-Cloud. Der KI-Potenzial-Check ist kostenlos. Die Umsetzung bieten wir zum Festpreis je Paket an.

Welcher dieser Fälle lohnt sich bei Ihnen? Das klären wir in 45 Minuten.