Branche: Immobilien und Hausverwaltung

KI für die Hausverwaltung.
Weniger Postfach, mehr Objekt.

Wir bauen KI-Funktionen für Hausverwaltungen, WEG-Verwaltungen und Immobilienunternehmen. Für Mieteranfragen, Belege, Protokolle und Verträge, angebunden an Ihre Verwaltungssoftware.

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Ausgangslage

KI im Bereich Immobilien und Hausverwaltung: wo es heute hakt

Hausverwaltungen betreuen viele Einheiten mit wenig Personal. Mieter melden Schäden per Mail und Telefon, Belege für die Betriebskostenabrechnung kommen in allen Formaten, und Eigentümerversammlungen erzeugen Protokolle und Beschlüsse, die sauber dokumentiert werden müssen.

Wir setzen bei diesen wiederkehrenden Aufgaben an. Daten aus Ihrer Verwaltungssoftware nutzen wir über die vorhandene Schnittstelle bzw. den Export. Entscheidungen über Aufträge an Handwerker, Abrechnungen und Beschlüsse bleiben bei Ihren Verwalterinnen und Verwaltern.

Typische Herausforderungen

Mieteranfragen und Schadensmeldungen kommen über viele Kanäle und ohne Struktur.
Belege für die Betriebskostenabrechnung müssen gesammelt, zugeordnet und geprüft werden.
Protokolle der Eigentümerversammlung und die Beschluss-Sammlung binden viel Zeit.
Mietverträge und Verwalterverträge mit unterschiedlichen Klauseln sind schwer zu überblicken.

Anwendungsfälle

4 konkrete Use Cases für Immobilien und Hausverwaltung

Jeder Fall mit Ausgangslage, Lösung, typischem Nutzen, Datenschutz und einem sinnvollen ersten Schritt.

Use Case 01

Mieteranfragen und Ticketing

Ausgangslage: Schadensmeldungen, Fragen zur Abrechnung und Beschwerden kommen per Mail, Telefon und Kontaktformular. Oft fehlen Wohnung, Fotos oder eine Beschreibung, und Rückfragen ziehen sich.
Lösung: Ein Meldeformular oder Mieterportal fragt die nötigen Angaben ab, und die KI ordnet Mails und Meldungen Objekt und Einheit zu, kategorisiert sie und legt ein Ticket an. Für typische Schäden schlägt sie den zuständigen Handwerker aus Ihrer Liste vor. Die Beauftragung gibt die Verwaltung frei.
Typischer Nutzen: Richtwert: 20–40 % weniger manuelle Erfassung je Meldung, abhängig vom Anteil der Meldungen über Formular und Postfach. Belastbar wird die Zahl erst im Pilot.
Datenschutz: Mieterdaten werden auf Grundlage des Mietverhältnisses verarbeitet. Ein KI-Assistent im Portal muss nach Art. 50 EU AI Act als solcher erkennbar sein. Fotos aus Wohnungen speichern wir nur so lange wie für den Vorgang nötig.
Einstieg: Ein Postfach und ein Bestand von einigen hundert Einheiten als Pilot. Ob das passt, klären wir im kostenlosen KI-Potenzial-Check.

Passende Leistung:KI-Agenten & Automatisierung CRM- & CMS-Entwicklung Websites & Web-Apps

Use Case 02

Exposé-Texte

Ausgangslage: Für jede Vermietung oder jeden Verkauf entsteht ein Exposé mit Beschreibung, Lage und Ausstattung. Das Schreiben dauert, und Pflichtangaben wie die zum Energieausweis werden leicht vergessen.
Lösung: Die KI erstellt aus Objektdaten, Grundriss und Ausstattungsliste einen Exposé-Entwurf in Ihrem Stil. Sie prüft, ob Pflichtangaben wie Energiekennwerte vorhanden sind, und markiert fehlende Informationen. Sie erfindet keine Eigenschaften, der Text wird vor Veröffentlichung geprüft.
Typischer Nutzen: Einheitliche, vollständige Exposés in kürzerer Zeit, mit weniger vergessenen Pflichtangaben.
Datenschutz: Objektdaten sind meist unkritisch, Angaben zu aktuellen Mietern gehören nicht ins Exposé. Wir filtern solche Daten vor dem Modellzugriff heraus.
Einstieg: Exposés für eine Objektart, zum Beispiel Mietwohnungen, als Pilot.

Passende Leistung:KI-Modelle anpassen Websites & Web-Apps

Use Case 03

Nebenkostenbelege und Dokumente

Ausgangslage: Für die Betriebskostenabrechnung müssen Rechnungen von Versorgern, Dienstleistern und Handwerkern gesammelt, Kostenarten zugeordnet und auf Umlagefähigkeit geprüft werden. Das geschieht oft unter Zeitdruck zum Jahresende.
Lösung: Die Dokumenten-KI liest Rechnungen aus, ordnet sie Objekt und Kostenart nach Betriebskostenverordnung zu und markiert Positionen, deren Umlagefähigkeit fraglich ist, etwa Reparaturanteile in Wartungsrechnungen. Die Daten gehen über die vorhandene Schnittstelle bzw. den Import in Ihre Verwaltungssoftware. Die Abrechnung erstellt und verantwortet weiterhin die Verwaltung.
Typischer Nutzen: Richtwert: 30–50 % weniger Zeit für Belegerfassung und Zuordnung, abhängig von Belegqualität und Anzahl der Dienstleister. Belastbar wird die Zahl erst im Pilot.
Datenschutz: Rechnungen enthalten selten Mieterdaten, Ausnahmen wie Einzelabrechnungen behandeln wir mit Datenminimierung. Originalbelege bleiben unverändert in Ihrem System.
Einstieg: Belege eines Abrechnungsjahres für einige Objekte, rückwirkend gegen die bereits erstellte Abrechnung getestet.

Passende Leistung:Dokumenten-KI KI-Agenten & Automatisierung

Use Case 04

Protokolle Eigentümerversammlung und Vertragsauswertung

Ausgangslage: Nach der Eigentümerversammlung müssen Protokoll und Beschluss-Sammlung erstellt werden, oft aus handschriftlichen Notizen. Bei Fragen zu Mietverträgen oder Teilungserklärungen sucht die Verwaltung die relevante Klausel in langen Dokumenten.
Lösung: Aus Notizen oder einer Aufnahme, sofern alle Teilnehmenden zugestimmt haben, erstellt die KI einen Protokollentwurf mit Beschlüssen im Wortlaut zur Prüfung. Für Verträge bauen wir eine Suche, die Klauseln wie Kündigungsfristen, Indexmieten oder Kostenverteilungsschlüssel mit Fundstelle anzeigt. Rechtliche Bewertung und Unterschrift bleiben bei der Verwaltung.
Typischer Nutzen: Protokolle liegen schneller vor, und Fragen zu Verträgen lassen sich mit Fundstelle beantworten statt durch Blättern.
Datenschutz: Aufnahmen einer Versammlung brauchen die Zustimmung der Anwesenden. Verträge enthalten personenbezogene Daten, deshalb Betrieb in der EU oder on-premise und Zugriff nur für berechtigte Mitarbeitende, abgestimmt mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Einstieg: Protokolle für zwei oder drei WEG oder die Mietverträge eines Objekts als Pilot.

Passende Leistung:RAG-Wissensassistent Dokumenten-KI

Hinweis: Angaben zum Nutzen sind Richtwerte aus der Art der Aufgabe, keine Zusage und keine Kundenzahlen. Wie viel es in Ihrem Betrieb bringt, hängt von Datenlage, Volumen und Prozess ab und wird im Pilot gemessen.

Leistungen

Womit wir das für Immobilien und Hausverwaltung umsetzen

Häufige Fragen

Fragen zu KI im Bereich Immobilien und Hausverwaltung

Wie kann KI in der Hausverwaltung helfen?

Vor allem bei Mieteranfragen, Belegen für die Betriebskostenabrechnung, Protokollen und der Suche in Verträgen. Die KI sortiert und bereitet vor. Beauftragungen, Abrechnungen und rechtliche Bewertungen bleiben bei der Verwaltung.

Funktioniert das mit unserer Verwaltungssoftware?

Wir binden uns über die vorhandene Schnittstelle bzw. den Export an. Viele Programme für Haus- und WEG-Verwaltung bieten Import- und Exportwege. Was bei Ihnen möglich ist, prüfen wir vor Projektstart.

Kann KI die Nebenkostenabrechnung erstellen?

Sie kann Belege erfassen, Kostenarten zuordnen und auf fragliche Positionen hinweisen. Die Abrechnung selbst und die Entscheidung über die Umlagefähigkeit verantwortet weiterhin die Verwaltung. So bleibt nachvollziehbar, wer was geprüft hat.

Darf ein KI-Chatbot Mieteranfragen beantworten?

Ja, wenn er als KI erkennbar ist, das verlangt Art. 50 EU AI Act. Wir empfehlen, mit Antwortentwürfen zu beginnen, die ein Mensch freigibt. Verbindliche Zusagen wie Mietminderungen sollte ein Chatbot nicht machen.

Was kostet KI für eine Hausverwaltung?

Das hängt von Bestandsgröße, Anwendungsfall und Schnittstellen ab. Der KI-Potenzial-Check ist kostenlos. Die Umsetzung bieten wir zum Festpreis je Paket an.

Welcher dieser Fälle lohnt sich bei Ihnen? Das klären wir in 45 Minuten.