Eingang und Klassifikation
Dokumente kommen per E-Mail-Postfach, Scanner, Upload oder Schnittstelle an. Das System erkennt den Typ, trennt Sammel-PDFs und ordnet jedes Dokument dem richtigen Ablauf zu.
Dokumenten-KIDokumentenverarbeitung
Dokumentenverarbeitung
statt Abtippen und Ablegen.
Wir automatisieren Ihren Posteingang: Dokumente werden erkannt, ausgelesen, geprüft und an Ihre Systeme übergeben. Unsichere Fälle landen bei einem Menschen zur Freigabe.
Kostenlosen KI-Potenzial-Check buchen
45 Minuten, unverbindlich. Als Ergebnis eine konkrete Potenzial-Übersicht.
Worum es geht
Dokumenten-KI
Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Verträge, Formulare und E-Mails mit Anhängen kommen in vielen Formaten an. Meist werden sie von Hand gesichtet, abgetippt und abgelegt. Das kostet Zeit und erzeugt Tippfehler, die später teuer werden.
Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) kombiniert Texterkennung mit Sprachmodellen. Das System erkennt den Dokumenttyp, liest die relevanten Felder aus, prüft sie gegen Ihre Stammdaten und übergibt sie strukturiert an ERP oder DMS.
Entscheidend ist der Umgang mit Unsicherheit. Jedes Feld bekommt eine Bewertung, wie sicher die Erkennung ist. Was unter der vereinbarten Schwelle liegt, wird in einer Freigabe-Oberfläche zur Prüfung vorgelegt, statt still falsch gebucht zu werden.
Was wir bauen
Die Bausteine
Datenextraktion aus PDF und Scan
Felder wie Rechnungsnummer, Beträge, Positionen, Fristen oder Vertragsparteien werden ausgelesen, auch aus Scans und Fotos. Neue Layouts erfordern in der Regel keine eigene Vorlage.
Plausibilitätsprüfung
Wir gleichen die Daten mit Ihren Stammdaten und Regeln ab: Lieferant bekannt, Bestellung vorhanden, Summen stimmig, Steuersätze korrekt. Abweichungen werden markiert und begründet.
Freigabe-Oberfläche für Unsicherheiten
Unsichere Felder und Abweichungen erscheinen in einer schlanken Oberfläche neben dem Originaldokument. Ihr Team korrigiert oder bestätigt mit wenigen Klicks, jede Korrektur wird protokolliert.
Übergabe an ERP und DMS
Die geprüften Daten gehen per Schnittstelle an Ihr ERP, Ihre Buchhaltung oder Ihr DMS, das Original wird verknüpft abgelegt. Die Anbindung erfolgt über vorhandene Schnittstellen der Zielsysteme.
Vorgehen
Vom ersten Gespräch bis zum Betrieb
- 01
Kostenloser KI-Potenzial-Check
In 45 Minuten klären wir, welche Dokumentarten das meiste Volumen und die meiste Handarbeit verursachen. Dort setzen wir an.
- 02
Pilot an echten Dokumenten
Wir verarbeiten eine Stichprobe Ihrer echten Dokumente und messen die Erkennungsquote je Feld. So sehen Sie vorab, welcher Anteil ohne Nacharbeit durchläuft.
- 03
Umsetzung zum Festpreis
Eingangskanäle, Prüfregeln, Freigabe-Oberfläche und Schnittstelle liefern wir als Pakete mit Festpreis. Die Akzeptanzkriterien legen Erkennungsquoten an einem vereinbarten Testbestand fest.
- 04
Betrieb und neue Dokumentarten
Wir überwachen die Quoten im Betrieb und nehmen Korrekturen aus der Freigabe als Lernmaterial auf. Neue Dokumentarten kommen als eigene, kleine Pakete hinzu.
Einsatz nach Branche
Wo das in der Praxis ansetzt
Konkrete Anwendungsfälle mit Ausgangslage, Lösung und Einstieg finden Sie auf den Branchenseiten.
- MaschinenbauAnwendungsfälle: Ersatzteilanfragen automatisieren · Technische Dokumentation
- Logistik und SpeditionAnwendungsfälle: Auftragserfassung aus Mails · Frachtdokumente auslesen und prüfen · Reklamationen und Disposition unterstützen
- HandwerkAnwendungsfälle: Angebote aus Aufmaß und Notizen · Baustellenberichte und Dokumentation · Lieferantenrechnungen und Terminkoordination
- Steuerberatung und KanzleienAnwendungsfälle: Belegvorsortierung · Fristen und Bescheidprüfung vorbereiten
- Immobilien und HausverwaltungAnwendungsfälle: Nebenkostenbelege und Dokumente · Protokolle Eigentümerversammlung und Vertragsauswertung
- Handel und E-CommerceAnwendungsfälle: Produkttexte und Datenpflege im PIM
- Industrie und ProduktionAnwendungsfälle: Schicht- und Störungsberichte auswerten · Reklamationen und 8D-Reports vorbereiten · Werkszeugnisse und Lieferantendokumente prüfen
- Energieversorger und StadtwerkeAnwendungsfälle: Netzanschluss- und PV-Anträge erfassen
- VersicherungsmaklerAnwendungsfälle: Policen- und Bedingungsvergleich vorbereiten · Schadenmeldungen erfassen · Bestandsdaten aus Versicherer-PDFs übernehmen
- Bau und ArchitekturAnwendungsfälle: LV- und GAEB-Auswertung für die Angebotskalkulation · Ausschreibungsunterlagen durchsuchen
- PersonaldienstleisterAnwendungsfälle: Lebenslauf-Daten in Strukturfelder übernehmen · Einsatzdokumente und Stundenzettel erfassen
- Hotellerie und GastgewerbeAnwendungsfälle: Gruppen- und Tagungsanfragen in Angebote verwandeln
- Agrar- und LebensmittelwirtschaftAnwendungsfälle: Spezifikationen und Rohstoffzertifikate prüfen · Etiketten- und Allergenangaben gegen die Rezeptur prüfen · Rückverfolgbarkeit dokumentieren · Auftragsannahme aus Mails und Faxen
Verwandte Leistungen
Was oft dazugehört
- KI-Agenten & AutomatisierungEin Agent versteht eine Anfrage, macht daraus einen Plan und führt ihn über Ihre Systeme aus. Bevor er etwas verändert, gibt ein Mensch frei.
- IndividualsoftwareManche Abläufe passen in keine Standardsoftware. Wir bilden sie als Web-Anwendung ab, die Ihr Team gern benutzt und die Sie in fünf Jahren noch warten können.
- KI-Modelle anpassenWir passen Sprachmodelle an Ihre Aufgaben an, per Fine-Tuning, mit eigenen kleinen Modellen oder über Prompting und strukturierte Ausgaben. Welcher Weg passt, entscheidet die Messung.
Häufige Fragen
Fragen zu Dokumenten-KI
Wie kann man Rechnungen automatisch auslesen?
Texterkennung macht das Dokument lesbar, ein Sprachmodell ordnet die Inhalte den Feldern zu, Prüfregeln gleichen sie mit Ihren Stammdaten ab. Elektronische Rechnungen im strukturierten Format werden direkt gelesen, ohne Umweg über die Bilderkennung.
Wie genau ist die Datenextraktion aus PDF mit KI?
Das hängt stark von Dokumentart, Qualität der Vorlagen und den Feldern ab. Deshalb messen wir die Quote im Pilot an Ihren eigenen Dokumenten, statt pauschale Werte zu versprechen. Unsichere Felder gehen in jedem Fall zur Prüfung an einen Menschen.
Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)?
IDP bezeichnet Systeme, die Dokumente nicht nur lesen, sondern verstehen: Typ erkennen, relevante Daten auslesen, prüfen und weitergeben. Anders als klassische Texterkennung mit festen Vorlagen kommt IDP auch mit wechselnden Layouts zurecht.
Lässt sich der Posteingang mit KI automatisieren?
Ja. E-Mails und Anhänge werden nach Inhalt sortiert, Dokumente ausgelesen und dem richtigen Vorgang oder Team zugeordnet. Für Fälle, die eine Entscheidung erfordern, kombinieren wir das bei Bedarf mit einem KI-Agenten mit Freigabeschritt.
Funktioniert das mit unserem ERP?
In den meisten Fällen ja, sofern das ERP oder DMS eine Schnittstelle oder einen Import bietet. Wir prüfen das im Potenzial-Check. Anpassungen innerhalb von SAP oder Microsoft Dynamics selbst übernehmen wir nicht.
Was kostet automatische Dokumentenverarbeitung?
Der Aufwand richtet sich nach Zahl der Dokumentarten, Prüfregeln und Zielsystemen. Laufende Kosten hängen vom Volumen und vom Betriebsmodell ab. Nach dem Pilot bekommen Sie einen Festpreis je Paket und eine Einschätzung der laufenden Kosten.
Dokumenten-KI: Finden wir in 45 Minuten heraus, ob es sich bei Ihnen lohnt.
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